Dolce Business – Episodio 3

 Gli aspetti operativi di un’attività del foodservice: l’importanza della scelta della location, l’analisi dei flussi di lavoro e il visual merchandising.

Il terzo episodio del podcast “Dolce Business – Gestire con successo un’attività di pasticceria o panificazione” riguarda l’organizzazione dell’attività sotto diversi aspetti. Giacomo Pini, insieme a Cesare Rizzini, Aldo Pellegrini e Giambattista Montanari, ci offrono spunti su:

• come strutturare gli spazi di lavoro;
• quali attrezzature e tecnologie più efficienti adottare;
• come allestire le vetrine;
• come standardizzare le procedure;
• calcolo del food cost;
• ingegneria del menù.

1. Cesare Rizzini: strategia d’immagine coerente

Cesare Rizzini, titolare del negozio/laboratorio “Alimento” di Brescia, racconta della location poco convenzionale in cui sorge la sua realtà: infatti, il laboratorio è a vista sulla strada, mentre il negozio sul retro. Una scelta curiosa, dovuta in parte al fatto che inizialmente il laboratorio operava solo ed esclusivamente per conto terzi. La volontà di mantenere questa configurazione rafforza e valorizza l’identità artigianale della sua realtà, che conserva alcuni elementi della forneria antica che si trovava in quei locali originariamente.

“Nel layout del negozio abbiamo mantenuto tutte le vecchie piastrelle, il forno che ha più di ottant’anni, abbiamo mantenuto tutta questa identità artigianale che aveva appunto il posto in origine. Poi abbiamo voluto mantenere questo calore, questa identità forte che ci rispecchia molto.”

2. Come scegliere la location: elementi da considerare

Giacomo Pini approfondisce l’importanza della scelta della location per una nuova attività. Questa scelta riguarda:

• L’esterno del locale (dove si trova: in quale quartiere, con quali altre attività nei dintorni, in che tipo di palazzo… ottimo se si trova vicino ad attività che attirano il flusso di persone, come altri negozi, palestre, scuole ecc., ma solo se la zona non è già presidiata dai concorrenti, o se diventa quasi deserta già nel tardo pomeriggio);
• L’interno del locale (in quale atmosfera emozionale viene immersa la clientela quando entra, nonché quali valori comunica l’arredamento, cioè in cosa consiste la customer experience).

La scelta della location richiede di:

• definire un concept del locale che sappia attirare l’attenzione ma anche fidelizzare;
• creare una realtà coerente con il nostro pubblico;
• considerare il quartiere come una community di persone che frequenterà l’attività;
• differenziarsi dalla concorrenza, senza però disorientare il cliente.

3. Gli spazi della location e i criteri per l’allestimento

Importante distinguere due spazi della propria location:

• laboratorio (spazi da destinare alle necessità operative);
• negozio (spazi da destinare alle necessità commerciali).

La sfida è unirle nel modo più efficace. Sintetizzando, il layout interno dovrà essere strutturato in modo da poter:

• agevolare il flusso di clienti;
• permettere un facile passaggio tra le varie aree interne al locale;
• facilitare gli acquisti programmati;
• incentivare gli acquisti di impulso;
• rendere disponibile uno spazio sufficiente ad accogliere e ospitare la clientela;
• agevolare il lavoro del personale;
• ottimizzare i costi e quindi i margini.

Tutto ciò nel rispetto dei 3 principi fondamentali di ogni allestimento:

1. razionalità;
2. comodità;
3. sicurezza.

4. Aldo Pellegrini: il work flow come scelta di valore

L’esperto di organizzazione delle risorse per le professioni del food e consulente di CAST Alimenti Aldo Pellegrini puntualizza l’importanza del work flow, ossia di una gestione efficiente delle diverse attività di produzione, con l’obiettivo di ottimizzare le risorse impiegate. I principi di work flow assicurano risparmi nell’acquisto delle materie prime e nei tempi di produzione, oltre a ridurre i consumi di energia e il lavoro del personale. Pellegrini spiega che il primo passo è dimenticarsi della storia della propria azienda: non è obbligatorio fare le cose in un certo modo, solo perché si è sempre fatto così.

“Bisogna avere una mente aperta e pensare che qualsiasi cosa può essere sempre migliorata, qualsiasi processo – anche per quanto perfetto ci possa sembrare, e magari lo è – può avere un lato di miglioramento.”

Ecco alcune considerazioni sui processi che si possono migliorare con il work flow:

1. Un corretto stoccaggio della materia prima permette di ridurre i costi, sapendo ordinare i prodotti con una lunga shelf life quando costano meno e conservarli fino ai periodi in cui costerebbero di più.
2. Investimenti strategici nelle attrezzature permettono di risparmiare tempi e costi del personale per lo svolgimento di una determinata attività. Strumenti specifici consentono inoltre di ottimizzare i processi di lavoro, adattando le tipologie di lavorazione in base alle esigenze del prodotto finito: per esempio, si possono creare stock di semi lavorati pronti alla lavorazione, organizzando la produzione in modo più oculato.
3. Un’attenta gestione delle risorse permette di ridurre lo spreco alimentare: la preparazione e il corretto stoccaggio di determinati prodotti consente di ottimizzare il rendimento della propria attività.

“Giorno dopo giorno dobbiamo tentare di migliorare un po’. Man mano che si va avanti si può step by step aumentare l’efficacia di ogni processo produttivo: questo ci porta ad avere un enorme beneficio. Minore spreco alimentare, ottimizzazione dell’acquisto delle materie prime, stoccaggio dei semilavorati, aumento della redditività…”

5. Come organizzare il laboratorio di pasticceria o panificazione

Giacomo Pini sottolinea che il laboratorio è il cuore pulsante di un’attività. Nel progetto dell’allestimento, bisognerà tenere conto delle sotto-aree in cui lo spazio è diviso:

1. STOCCAGGIO MERCI (con abbattitori e conservatori, oltre a parti non refrigerate);
2. DISPENSA (con ciò che serve a uso quotidiano);
3. REPARTO LAVORAZIONE (dove vengono realizzati i prodotti, si divide in: piano di lavoro, piano basso e piano alto)
4. ZONA COTTURA (con forni e altre attrezzature necessarie);
5. CENTRO LAVAGGIO (adibito alla pulizia degli strumenti).

“Ogni sotto area deve favorire i movimenti degli addetti, evitare sovrapposizioni, assicurare pulizia e ordine. La parola d’ordine che unisce ogni area è “ergonomia”, vale a dire che ogni scelta strutturale e ogni particolare deve essere coerente al corpo umano e alle azioni che esso farà in quell’area.”

6. Giambattista Montanari: organizzazione ed efficienza in laboratorio

Il Pastry Chef e tecnico Corman Italia Giambattista Montanari condivide alcuni consigli per aumentare l’efficienza in laboratorio.

• Innanzitutto, fondamentale la scelta delle materie prime: la differenza di costo tra una materia prima di qualità e una di seconda scelta è minima, tuttavia è enorme la differenza sul risultato finale! In particolare, è fondamentale che i cosiddetti “ingredienti strutturali” (ossia quelli che influenzano la struttura del prodotto finito) siano di alta qualità: burro, farina, zucchero… Il primo aspetto per essere efficienti in laboratorio è essere oculati nel comprare le materie prime: non per quello che costano, ma per quello che possono rendere.
• Un altro aspetto importante è l’organizzazione del lavoro in laboratorio: per essere efficienti, bisogna organizzare settimanalmente le produzioni, in modo da poter gestire la domanda riuscendo a far fronte alle esigenze dei nostri collaboratori e ad eventuali imprevisti (come un ordine elevato arrivato all’ultimo momento).
• Un terzo aspetto da non sottovalutare è utilizzare la giusta attrezzatura: non possiamo usare un forno che ha 40/50/60 anni, perché per quanto sembri un risparmio, i suoi consumi supereranno di gran lunga quelli di un forno moderno. Investire in macchinari performanti è la strada migliore per risparmiare.
• Infine, organizzare le produzioni aiuta a ridurre i consumi: ad esempio, se ho diverse preparazioni che richiedono la cottura in forno, bisogna fare in modo di partire dalla preparazione che richiede la temperatura più bassa a quella che la richiede più alta. Gli sbalzi termici aumentano notevolmente i consumi, rendendo il laboratorio poco efficiente da un punto di vista energetico.

7. Una corretta gestione del magazzino

Parlando di efficienza, va menzionata la gestione del magazzino. Il primo suggerimento di Giacomo Pini è di tenere sempre una scheda di controllo, ossia un documento aggiornato in cui viene registrato tutto ciò che è presente nel magazzino. Ci sono anche appositi programmi per il computer che consentono di tenere traccia di questi movimenti.

Si deve tenere conto anche delle scadenze, con massima attenzione ai prodotti freschi: frutta e verdura vanno controllate quotidianamente. È bene che tutti i prodotti, inoltre, abbiano un’etichetta scritta da noi che contenga data di produzione e consegna. Questo ci permetterà anche di programmare adeguatamente il carico di magazzino, a seconda della produzione prevista per la settimana.

Un altro consiglio è quello di definire un par stock, ossia la quantità minima che deve essere sempre a magazzino per soddisfare gli standard di produzione usuali della propria attività (da regolare durante l’anno a seconda dei periodi, tenendo conto anche delle festività).

Suggeriamo di racchiudere tutte queste informazioni in un manuale da consegnare ai dipendenti, per ricordare le corrette procedure di lavoro, i ruoli e le incombenze, le mansioni quotidiane, settimanali e periodiche: uno strumento utile per controllare il corretto andamento dell’attività ed evitare di scordare tutti i controlli necessari, evitando inoltre discussioni tra gli addetti. Di questo riparleremo nel sesto episodio.

8. L’allestimento della vetrina

Come si suol dire, “si mangia prima con gli occhi”: una corretta esposizione dei cibi predispone il cliente al loro acquisto. Le vetrine, più di ogni altra elemento, rappresentano un’offerta di vendita di una pasticceria o di un panificio. Dalle luci al corretto mix di alimenti, ogni dettaglio di visual merchandising può fare la differenza. Ovviamente, è altrettanto fondamentale che il personale di vendita sappia raccontare il prodotto esposto, rispondendo con competenza e chiarezza ad eventuali domande del cliente. Insomma, bisogna saper vendere!

L’allestimento delle vetrine segue tre regole:

1. AGGREGAZIONE FUNZIONALE DELL’ASSORTIMENTO

I prodotti esposti dovranno essere rappresentativi delle principali categorie di offerta della pasticceria o del panificio.

• ORGANIZZAZIONE DELLO SPAZIO ESPOSITIVO

La vetrina deve essere completa ma non affollata: i singoli prodotti vanno separati, senza esagerare con le parti vuote, che comunicherebbero scarsità di gamma e povertà di produzione.

• ESPOSIZIONE ORGANICA DEI PRODOTTI

Raccogliere le diverse categorie di prodotti in aree dedicate della vetrina. Importante la rotazione dei prodotti esposti, dove non devono mai mancare le proposte caratterizzanti l’offerta.

Nell’organizzazione della vetrina va ricordato che essa ha il potenziale di un venditore attivo, anche se muto. I prodotti possono essere valorizzati anche con cartoncini appositi che ne indichino un ingrediente particolare o un processo caratterizzante.

Ricordiamo che gli obiettivi dell’esposizione in vetrina sono:

1. attirare l’attenzione del cliente,
2. incuriosirlo,
3. coinvolgerlo,
4. vendere, portandolo a pensare che l’acquisto è una gratificazione per sé stesso.

Le principali caratteristiche di una vetrina efficace sono:

1. visibilità: un’esposizione chiara e non sovraccarica di prodotti, con una buona illuminazione;
2. semplicità: ridurre al minimo gli elementi decorativi superflui;
3. originalità: la vetrina deve essere di sostegno all’identità e al carattere dell’attività, esprimendo la differenziazione dalla concorrenza;
4. pulizia: la vetrina non deve generare incertezze sulla cura igienica del negozio;
5. varietà: deve esserci un ricambio intelligente di quanto esposto, con una rotazione programmata che comunichi novità e inviti a provare.

Il tocco in più? Fantasia e creatività, insieme all’esperienza e all’abilità tecnica, possono dare allestimenti accattivanti.

Generalmente la vetrina segue uno dei 4 seguenti schemi di composizione:

1. SCHEMA DI ROTTURA: un singolo elemento viene posizionato senza seguire la linea degli altri, per avere più risalto;
2. SCHEMA ASIMMETRICO: gli elementi creano un “disordine naturale”, spontaneo, che trasmette semplicità e informalità;
3. SCHEMA A ESPOSIZIONE VERTICALE: la vetrina in questo caso presenta diverse “alzate”, che determinano due livelli di percezione: alto e basso;
4. SCHEMA A ESPOSIZIONE ORIZZONTALE: la vetrina è organizzata da sinistra a destra o viceversa, offrendo un impatto di grande ricchezza di gamma.

La vetrina, infine, non deve porsi in contraddizione con l’immagine interna del punto vendita, ma essere un proseguimento dello storytelling dell’attività. Il visual merchandising efficace dipende sempre più da una narrazione che ingaggia, conquista e si fa ricordare.

“Riassumendo, la regola fondamentale dell’efficace visual merchandising è questa: non è il cliente che deve adattarsi allo spazio e all’allestimento, bensì è lo spazio e l’allestimento che devono adattarsi al cliente e circondarlo con la propria atmosfera.”

Ti interessa approfondire questi contenuti? Continua a seguirci!

“Dolce Business – Gestire con successo una pasticceria o un panificio” è il podcast Corman – realizzato in collaborazione con CAST Alimenti e AudioFood e condotto da Giacomo Pini, consulente e formatore esperto di strategia, management e marketing nel foodservice – che analizza e fornisce utili spunti per una gestione imprenditoriale efficiente, sostenibile e che garantisca una buona redditività.